Per registrare correttamente gli ospiti e generare file compatibili con il portale Alloggiati Web è importante mantenere aggiornate le tabelle dei Comuni italiani e degli Stati esteri presenti in Hotelpedia.
Comuni, province, denominazioni degli Stati e relativi codici possono cambiare nel tempo. L’utilizzo di archivi non aggiornati può quindi causare errori durante la compilazione delle anagrafiche o l’invio delle schedine alla Questura.
Quali problemi possono verificarsi
Quando Hotelpedia utilizza un codice non più accettato dal portale, Alloggiati Web può restituire messaggi come:
- Stato di nascita errato;
- Comune di nascita non valido;
- cittadinanza non riconosciuta;
- luogo di rilascio del documento errato;
- file contenente uno o più record non validi.
Un caso frequente riguarda le persone nate in Stati che nel tempo hanno cambiato denominazione o assetto territoriale, come l’ex Jugoslavia. Il portale può non riconoscere più il vecchio codice e richiedere quello dello Stato attualmente corrispondente al luogo di nascita.
Le funzioni disponibili in Hotelpedia
Hotelpedia mette a disposizione due funzioni specifiche per aggiornare gli archivi:
- Aggiornamento degli stati alloggiatiweb
- Aggiornamento database dei comuni italiani
Entrambe si trovano nel menu:
Aiuto → Aggiornamento degli stati alloggiatiweb
oppure:
Aiuto → Aggiornamento database dei comuni italiani
Le procedure utilizzano automaticamente i file aggiornati distribuiti insieme a Hotelpedia. L’utente non deve cercare o selezionare manualmente alcun file.
Le funzioni sono disponibili sia per le installazioni che utilizzano Microsoft SQL Server sia per quelle basate su Microsoft Access.
Quando eseguire gli aggiornamenti
Consigliamo di utilizzare queste funzioni:
- dopo l’installazione di un nuovo aggiornamento di Hotelpedia;
- periodicamente, almeno una volta ogni due o tre mesi;
- prima dei periodi di maggiore affluenza;
- quando Alloggiati Web segnala un Comune o uno Stato non valido;
- quando non si riesce a selezionare correttamente un luogo di nascita, una cittadinanza o un luogo di rilascio del documento.
L’operazione richiede pochi minuti e può prevenire problemi durante la registrazione degli ospiti.
Come aggiornare Comuni e Stati
Per eseguire l’aggiornamento:
- avviare Hotelpedia;
- aprire il menu Aiuto;
- selezionare Aggiornamento degli stati alloggiatiweb;
- attendere il messaggio di completamento;
- aprire nuovamente il menu Aiuto;
- selezionare Aggiornamento database dei comuni italiani;
- attendere il riepilogo delle righe elaborate.
Durante l’operazione è consigliabile non chiudere il programma e attendere il completamento di entrambe le procedure.
Cosa fare se l’errore rimane
Se Alloggiati Web continua a rifiutare una schedina anche dopo l’aggiornamento, bisogna verificare attentamente i dati presenti sul documento dell’ospite:
- luogo effettivo di nascita;
- Stato al quale appartiene attualmente quel luogo;
- cittadinanza attuale;
- tipo e numero del documento;
- Stato o Comune che ha rilasciato il documento.
Per le persone nate in uno Stato non più esistente non sempre è possibile utilizzare la vecchia denominazione. Potrebbe essere necessario indicare lo Stato attuale corrispondente al luogo di nascita.
Una semplice manutenzione che evita problemi
Aggiornare periodicamente Comuni e Stati è una piccola attività di manutenzione che permette di lavorare con dati più affidabili e riduce il rischio di errori durante l’invio delle schedine ad Alloggiati Web.
In caso di difficoltà è possibile contattare il supporto tecnico Micropedia per verificare la configurazione e i dati utilizzati da Hotelpedia.
